Varför borde vi införa ett automatiserat system för utläggshantering?

Expenseflo

Det är ett välkänt faktum att system för utläggshantering gör stor nytta genom att resande anställda kan lämna in sina utlägg snabbt och effektivt. Men vill du ha fullständig kontroll över företagets resekostnader mĺste systemet klara ytterligare tvĺ viktiga uppgifter som ett utläggshanteringssystem (Expense Management System, EMS) inte klarar:

1. Granskning av papperskvitton för utlägg, för kontroll av utläggsanspråk och efterlevnad av resepolicy
2. Analys av samma kvitton för att maximera momsåterbetalningen

Genom dessa två extra steg, vilket Meridians Expenseflo är ENSAM om att göra, kan du spara upp till 6 procent ytterligare på din totala resekostnad.

Betydligt mindre än hälften av alla företag har ett automatiserat system för utläggshantering. Om du inte tillhör de redan frälsta bör du ta del av följande argument:

Minskar resekostnaderna

• Tillhandahåller styrinformation för leverantörsförhandlingar
• Maximerar resenärernas efterlevnad av prioritetsprinciper för leverantörer genom godkännande före resan

Minskar processkostnaderna

• Eliminerar många manuella, pappersbaserade uppgifter, vilket minskar processkostnaderna med upp till 80 %
• Minskar tidsåtgången för anställda och chefer
• Förkortar dramatiskt affärsresenärers tidsåtgång för ifyllnad av utläggsanspråk samt återbetalningstiden
• Enkelt godkännande med ett klick för affärsområdesansvariga

Vårt system för utläggshantering, Expenseflo EMS, är det bästa som finns på marknaden. Vi inser dock att många företag redan har ett system för utläggshantering och ogärna byter.

Det är inget problem. Vi kan ansluta vilket system för utläggshantering du vill (eller fler än ett) till Expenseflo UTLÄGGSGRANSKNING och Expenseflo MOMSÅTERBETALNING, så att du kan dra full nytta av en komplett utläggshantering.

Om du vill önskar ytterligare information om denna Expenseflo tjänst vänligen kontakta:

Joachim von Wachenfelt
e-post: joachim.vonwachenfelt@meridianglobalservices.com
telefon: +46 8 50568760

Ett utläggsanspråk av åtta är felaktigt

Expenseflo

Våra Expenseflo-experter på UTLÄGGSGRANSKNING kan jämföra varje enskilt utläggskvitto från dina affärsresenärer mot motsvarande utläggsanspråk, för att säkerställa korrekthet och regelefterlevnad.
Vår erfarenhet är att i genomsnitt ett utläggsanspråk av åtta behöver korrigeras. Vissa fel är oavsiktliga, andra avsiktliga. Oavsett vilket är de mycket kostsamma för ditt företag.

Stora besparingar
Resultatet talar för sig självt. När en stor europeisk tillverkare registrerade sig för Expenseflo UTLÄGGSGRANSKNING, hittade vårt team besparingar motsvarande 3,5 miljoner € bland inlämnade utlägg motsvarande 63 miljoner €.

Varför inte?
Varje år skickar cirka 15 000 företag över hela världen sina resenärers kvitton till Meridian för momsåterbetalning. Eftersom vi ändå går igenom alla dessa papper åt dig, varför inte låta Expenseflo granska korrekthet och regelefterlevnad för samma kvitton?

Världsledande process för momsåterbetalning

Expenseflo

Det sista steget i Expenseflos kompletta resehanteringssystem är Meridians världsledande process för momsåterbetalning. Vi hjälper dig att maximera dina inhemska och utländska momsanspråk.

Om du inte känner till vad som gäller för momsavdrag följer en kort sammanfattning här:

Varför kräva tillbaka moms?
En enkel fråga. Beräkningar visar att företagens resebudgetar skulle kunna minskas med 4 % om företagen krävde tillbaka all berättigad moms.

Det här gör vi
Våra experter kontrollerar varje kvitto för att identifiera all ackumulerad inhemsk och utländsk moms.
Inhemsk moms rapporteras tillbaka till kunden och överförs direkt till kundens ERP-system eller till annat redovisningssystem.

Utländsk moms begärs för kundens räkning från relevanta utländska myndigheter. Begäran hanteras från inlämning till återbetalning.

Det är dock inte fullt så enkelt som det låter. Det är därför Europeiska kommissionen uppskattar att mer än hälften av alla stora företag misslyckas med att återkräva ackumulerad moms för utlandsresor – och siffran för mindre företag är ännu högre. Varje år beräknas krav på berättigade ersättningar motsvarande 5 miljarder € utebli endast inom EU.

Orsaken till att många företag inte återkräver sin moms är att det är tidskrävande, tekniskt komplicerat och att risken för fel är stor. Momsanspråk måste göras till skattemyndigheterna i varje land på helt olika sätt, och samtliga originalkvitton måste bifogas och vara korrekta. Varje land har också sina egna regler för vilken moms som kan återkrävas, och fallgroparna är många. Exempelvis kan olika regler gälla om en måltid omfattar kunder eller enbart kollegor.